Comment faire les comptes d’une association ?
Le compte des associations peut être tenu sur des cahiers auxquels la personne peut accéder à tout moment. Mais lorsque les transactions incluent de grosses sommes, il faudra alors engager un service de comptabilité pour la tenue des comptes. Dans cet article, vous allez découvrir les éléments nécessaires pour faire les comptes d’une association et les procédés.
L’exercice comptable
Le comptable doit s’occuper du compte de l’association pendant une durée d’environ 12 mois. Mais cela peut connaître des variations en plus ou en moins selon les décisions du président chargé des projets. La durée d’exercice est souvent précisée sur l’année civile. Mais en cas de nécessité, l’association peut le fixer suivant un ordre arbitraire.
Les justificatifs
La traçabilité fait partie des règles de base en comptabilité. Toutes les dépenses effectuées à partir du compte de l’association doivent avoir des justificatifs. Ce sont des documents qui permettent de prouver qu’une somme a été prélevée pour une cause donnée. Il peut prendre plusieurs formes : les factures, les tickets de caisse, etc.
Les recettes sont aussi prouvées par des justificatifs. S’il y a des cotisations alors chaque membre doit prouver avoir versé sa part à chaque fois. Il peut s’agir des reçus de prestations pour les entreprises de prestations, etc.
Le rapprochement bancaire
Le rapprochement bancaire est une étape très importante dans la réalisation du compte d’une association. Il consiste à comparer les données théoriques aux données expérimentales. En d’autres termes, c’est une séance d’assise au cours de laquelle le montant dans le journal des fonds sera comparé au montant dans le compte.
Le rapprochement bancaire permet de constater les éventuels écarts. Ils ne sont pas forcément dus à des détournements. Ce sont parfois des recettes ou dépenses qui n’ont pas été précisées dans le cahier de charge. Les erreurs les plus courantes sont dues à un oubli de déclaration entre la banque et la caisse.
L’enregistrement des recettes et dépenses
Toutes les entrées et les dépenses doivent être inscrites dans un cahier. C’est ce dernier qui sera utilisé lors des rapports. Notez aussi que le journal de recette et des dépenses doivent être actualisés au fur et à mesure que les opérations se passent entre la banque et l’association.
Chaque opération financière doit être enregistré avec des données qui lui sont propres comme :
- le numéro de pièce comptable ;
- le mode de paiement utilisé ;
- la date de la transaction ;
- le numéro de chèque, etc.
Toutes ces données sont nécessaires pour faire les comptes d’une association.
